O Portal Gestor de Processos e Documentos (GESPROD) tem objetivo é auxiliar a gestão documental nas instituições pública Municipal, abrangendo o controle de Documentos, Processos Administrativos, Processo Administrativo Tributário, Processo Judicial (Tributário, Civil e Trabalhista) com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.
A finalidade é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento.
Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades.
O Sistema GESPROD foi desenvolvido seguindo as diretrizes e procedimentos técnicos de gestão de arquivos e preservação de documentos digitais e em conformidade com os padrões nacionais e internacionais. É caracterizada pela utilização de modernas tecnologias da Ciência da Computação que permitem a conversão digital de arquivos e documentos, acesso e autenticação de documentos em website, inclusive utilizando componentes de criptografia. Envia e recebe texto em PDF, envia e recebe e-mails automáticos, transmite arquivos e bases de dados digitais, armazena e preserva documentos em formato digital.
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