A gestão de documentos busca aumentar o desempenho de sua empresa através da implementação de sistemas que economizam tempo e dinheiro. Com o objetivo de tornar os processos de negócios mais rápidos a partir da velocidade na troca de informações. Gerenciamento Eletrônico de Documentos significa ter nas mãos a capacidade de acessar de forma imediata todo o capital intelectual da sua empresa pois alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócio por meio dos recursos da comunicação pela Internet, incorporados às ferramentas, tecnologias e métodos do GED oferecem ferramentas para cumprir normativas e objetivos, reduzir custos e atender conformidades, proporcionando ganhos de produtividade.
O sistema GED é a gestão automatizada de informações que segmenta todo o acervo da sua empresa de acordo com critérios de organização atribuídos como denominação, cronologia, por setores, departamentos e/ou outras classificações para dinamizar as operações de localização, recuperação e movimentação de arquivos, originais ou cópias, físicas ou digitalizadas, e garantir a disponibilidade destes documentos com acesso preciso e imediato, sem limites físicos e espaciais.
BENEFÍCIOS GED
Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos. Relacionamos aqui alguns benefícios:
Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas;
Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade de documentos em rede;
Redução de custos com espaço e tempo de acesso a sua informação;
Disponibilidade instantânea de documentos (sem limitações físicas);
Diminui o extravio ou falsificação de documentos;
Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;
Integração com outros sistemas e tecnologias;
Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes;
Classificação documental e estruturas de guarda;
Segurança no divulgação de documentos com uso de Assinatura Digital (padrão ICP-Brasil);
Reduz erros operacionais no controle de documentos;
Garante conformidade com reguladores externos;
Promove segurança no controle de acesso aos documentos;
Alternativa para evitar o uso de serviços mais populares de compartilhamento de arquivos sigilosos;
Controle de versão de documentos editáveis;
Trilhas de Auditoria;
Compartilhamento da informação;
Integridade e qualidade dos dados;
Minimização dos riscos de degradação do documento original;
Mobilidade, leve com você apenas o que é importante e tem valor: informação;
Redução do fluxo de documentos em papel;
Redução de gastos com impressão;
Automatização de Tabelas de Temporalidade de documento;
Melhorar a eficácia: uma melhor qualidade dos dados pode levar a melhores decisões, conforme as organizações poupam tempo e energias. “Os repositórios de conhecimento com base em ECM podem ajudar as empresas a criarem uma diferenciação competitiva, inovarem e oferecerem melhores serviços ao cliente”;
Aumenta produtividade;
SERVIÇOS
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
Conjunto de instrumentos que promovem o gerenciamento e a rastreabilidade eficiente do documentos
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Conversão de documentos físicos para o acesso digital.
SOFTWARE GED
Gerenciamento eletrônico de documentos no sistema via web.
ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTICA COM BIBLIOTECONOMISTA
A primeira etapa do processo de gestão de documento em uma empresa consiste em realizar a gestão arquivista da documentação física da empresa. Consiste na aplicarão de um conjunto de técnicas e metodologias para organização de seus arquivos físicos promovendo o gerenciamento e Contempla a qualificação dos colaboradores da empresa para a manutenção do serviço inicial implantado. A organização de documentos reflete diretamente no desempenho da atividade de uma empresa, o tempo perdido na busca de documentos arquivados inadequadamente torna-se um processo longo, cansativo e de elevado custo.
Na era da informação há a necessidade que sua empresa tenha seus arquivos devidamente organizados para que haja maior agilidade e rapidez no acesso à informação e eficiência no dia-a-dia!
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS /CONVERSÃO DE LEGADO
A digitalização é a conversão do documento sob a forma de papel para o meio digital. É a solução para ganhar espaço e tempo, com fácil acesso ao documento por meio do computador, sendo armazenado em diversas formas (HD, CD, DVD, Pendrive).
Com foco em atender a demanda de um numero cada vez maior de clientes proporcionando-lhes ganho de tempo e redução de custos com compra de equipamentos, manutenção e equipe disponível para digitalizar e tratar documentos oferendo baixo custo de digitalização e processamento tornando-se uma alternativa extremamente atraente. A digitalização proporciona melhor utilização de espaço físico, aumento de eficiência e consequente redução de custos operacionais. A rapidez e a flexibilidade nos ciclos de produção dos materiais também é um diferencial da realização do trabalho no Birô de Digitalização.
O Birô de Digitalização de documentos é um local especifico que conta com equipamentos de alta resolução e profissionais especializados, que podem realizar o serviço ou prestar consultoria para que a equipe do cliente realize este processo. Com isso disponibiliza serviços de digitalização, processamento (OCR, ICR, OMR, etc) e indexação de documentos sem a necessidade de aquisição de equipamentos de alto volume de produção. No Birô de Digitalização, podem ser processados diversos tipos de documentos, sejam eles em papel A4 ou desenhos, até A0; são processados, também, formulários com softwares especializados, devolvendo para o cliente os dados e/ou Imagens, para eliminar a necessidade de digitação. O processo de digitalização de documentos é coberto por várias etapas (Preparação dos Documentos, Captura de Imagens, Controle de Qualidade, Indexão, Entrega (ECM ou mídia física)) para garantir que os documentos digitais tenham O processo de digitalização de documentos pode ser realizado diretamente no cliente ou em nosso Birô de Digitalização.
SOFTWARE DE GED
Sistema totalmente WEB para controle e gestão de documentos e informações, agilizando processos, reduzindo custos e proporcionando segurança nas operações e no armazenamento digital. A comercialização da solução no modelo Software GED como Serviço (SaaS – Sofware as Service), representa uma opção de rápida implantação, baixo risco e suporte constante, sem se preocupar com instalação de infraestrutura de TI. A solução engloba toda a tecnologia e suporte necessário para implantação de um sistema de GED como Portal de consulta e gestão documental, Módulo de Usuários,
Módulo de administração, Relatórios gerenciais e Infraestrutura de Data Center para armazenamento digital, por meio de uma assinatura mensal e sem grandes investimentos iniciais.
